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１　「自動集計」とは、データをグループ化し、その小計を手軽に算出する機能である。
「自動集計」を習得するには、以下の２つの言葉の意味を理解するとわかりやすくなる。

●レコード 　互いに関連を持ったデータの集まり。下図では、それぞれの行が、レコードになっている。

●フィールド 　レコード内のデータ要素のこと。下図では、それぞれの列が、レコードになっている。

２　今、以下のようなエクセルの表があるとする。「季節」ごとの個数の合計を、「自動集計」機能を使って算出する。表内の「季節」フィールドであるセルをクリックする。以下の表では、セルA3をクリックしている。次に標準ツールバーの《昇順で並べ替え》ボタンを押す。

３　「季節」フィールドで、レコードが並べ替えられた。

４　メニューの《データ》->《集計》を選ぶ。

５　《集計の設定》ダイアログボックスが出てくる。《グループの基準》に「季節」と入れる。

６　《集計の方法》で「合計」を選ぶ。

７　《集計するフィールド》で「個数」を選ぶ。

８　《OK》ボタンを押すと、「季節」ごとの集計行が挿入される。また、エクセルの左端に、《アウトライン》ができる。

９　《アウトライン》のボタン２を押すと...

10　集計行と総計行のみが表示される。

11　《アウトライン》のボタン１を押すと...

12　総計行のみ表示される。

13　《アウトライン》のボタン３を押すと...

13　すべての行が表示される。